浅谈学习中心管理中的几个常用技术

长沙学习中心  王丽明

中南大学校外学习中心主要承担本地区招生、学籍管理、教务管理以及技术服务等工作，由于直接面向学生，在学习中心的管理工作中经常遇到一些具体的技术问题，长沙学习中心在实践中不断学习、总结出几个常用的技术，在此与同行们分享。

一、Photoshop软件的应用

（一）修改照片底色

在新生报名时，经常需要将照片的底色修改成蓝色，利用PS软件可以轻易完成任务，具体做法是：在PS中打开照片文件→点击魔棒工具按钮（图1所示）→点击需要修改颜色区域→执行“编辑”菜单中的“填充”操作，选取蓝色作为底色→点击画笔工具按钮做细微调整，另存图片即可（图2所示）。 

（二）快速调整图片的像素和大小

在工作中，往往需要上传学员照片、身份证、毕业证以及其它证明等电子材料，中南招生平台对这些材料的像素和大小进行了规定，如照片像素要求为150×210，大小不大于10K。在具体操作中，经常遇到图片像素符合要求但大小不符合要求的情况，修改起来比较麻烦。利用Photoshop软件可以进行快速调整，以达到同时符合像素和大小的要求。具体操作为：在PS中打开扫描文件→执行文件菜单中的“存储为Web所用格式”→调整图像像素→调整图像品质→另存图像文件，如图3所示。

二、Excel电子表格的应用

（一）快速打印考场教室安排表

在组织每期的课程考试时，需要分考场分教室打印考试安排表，中南下发的考试数据中的教室安排表一般都需要重新设置纸张方向、页边距等，如果考试堂次多，一页一页调整的话，不但速度慢，而且容易出错，可以采用一次性对所有表格进行设置，然后打印出整个工作簿，具体方法是：在任意工作表签上点击鼠标右键→选中全部工作表→执行“页面设置”→设置纸张方向→设置页边距等→设置完成后，任意点击其他工作表，退出设置状态→打印出整个工作簿。这样就可以简单快捷地完成教室安排表的打印工作，减轻工作负担。

（二）从一个工作表中提取字段值到另一个工作表中

为了方便管理，我们将新生进行了编班，在中南招生平台可以下载新生录取数据表，当新生注册完毕之后可以下载注册数据表，对比两个数据表，发现在注册数据表中没有班级名称字段，而班级字段又是我们在安排新生班主任时必需的内容，但是两个数据表中都有身份证号码这一关键字段，经过尝试，可以采用Lookup函数将录取数据表中的班级字段提取到注册数据表中，具体办法是：先对“录取数据表”的“身份证号码”字段进行排序（图4所示）→在“注册数据表”中插入“班级名称”字段→在“注册数据表”的I2单元格输入公式=Lookup(J2,录取数据表!H:H,录取数据表!B:B) （图5所示）→下拉填充公式即可完成班级名称字段数据的提取。

（三）数据透视表的妙用

对在籍生分类统计是学习中心的一项常规工作，我们从中南招生平台导出的学生数据是一个字段较多的电子表格，用得最多的只有几个关键字段，查询起来很不方便。但只要利用Excel的数据透视表功能建立一张数据透视表，就会给我们的管理工作带来极大便利。建立数据透视表的具体操作过程如下：打开电子表格，执行数据菜单中的“数据透视表和数据透视图（P）” →进入数据透视表操作向导→依次按要求指定数据处理区域、位置、布局等，点击“完成”按钮即可建立数据透视表。在学习中心的管理工作中，Excel的数据透视表功能可以帮助我们分班、分专业统计学生的交费情况，也可以快速统计学生的教材征订数据和教材费用使用情况等。图6就是一个按所在班级、层次、专业汇总在籍学生人数的透视表。

三、指导学生正确观看多媒体课件

经常有学生来电反映进行网络课程学习时，打不开多媒体课件（或者是一片空白），如何解决？我们分析主要有以下原因：一是弹出的课程页面被系统拦截了；二是没有按中南网院的要求安装软件。根据实际情况，指导学生尝试以下解决办法：一是取消雅虎、百度、搜狗等系统中的广告拦截功能，或者在单击课程名称的同时，按住键盘左下角的“Ctrl”键；二是要求学生在电脑上安装Windows Media Player 9.0 以上版本的播放器，同时为了视频显示顺畅，还要求安装课件播放器，通常我们把这两个软件放在班级交流群的共享中供学生随时下载使用。

四、利用微信公众平台开展招生宣传

微信是目前在手机上普遍使用的信息交流软件，尤其受到广大青年学子的青睐。长沙学习中心早在2013年初即申请开通了公众微信号（csddxxzx），目前关注用户已达350人，并且每天都在增加。我们利用微信公众平台开展招生宣传，每天推送最新的招生资讯给用户，并自动回复学员问到的中南大学远程教育学习形式、招生方式、招生专业、来校路线等常见的十大问题。同时我们还发布一些富有哲理、给人启迪、充满正能量的文章，在文章的前后嵌入招生广告，许多用户在看到文章后觉得很赞，然后在自己的朋友圈中转发，我们的广告影响自然就扩大了，通过最近三季招生的尝试，有30%左右的新生就是通过微信营销渠道找到我们中心的，而且我们每季的招生人数也在不断攀升。

结束语

校外学习中心肩负着较为繁杂的管理任务，特别是随着招生规模的日益扩大，学习中心的负担越来越重，利用技术手段会使我们的工作变得事半功倍、简单明了，而且不易出错。长沙学习中心一直以来坚持技术应用、以老带新，要求人人都懂技术操作，尽管学习中心在籍人数超过3000人，但日常管理井然有序，从未出现差错，学生投诉率几乎为零。当然以上所述，仅仅是我们工作中普遍应用的技术，还有更为专业的技术问题在此不表。