湖南地区各教学站：
根据湖南省教育厅2003年7月颁发的《关于做好2004届高校毕业生图像信息采集工作的通知》精神，我院制定了相关的工作程序，请各教学站认真落实，做好动员工作，让学生认识到图像采集的重要性，确保图像采集工作的顺利进行。本次采集图像的对象为2001年秋、2002年春、2002年秋入学的学生。
一、机读卡的发放、填写，检查、回收
1．发放“机读卡”，机读卡一人一张，没有多余，学生应先认真阅读《填卡须知》（见附表一），按标准填写，如由于学生本人原因造成信息有误，后果由学生本人负责！同时注意不可折叠，否则视为无效卡。
2．学生填写后，教学站老师按标准检查，如有问题，请及时更改。
3．核实无误后，教学站老师集中收齐保管，以备摄像时用。
二、图像采集组织工作
1．学生和工作人员均要按时到达拍摄地点。
2．向学生说明拍摄背景为深蓝色，着装应避免类似颜色，并且注意自身仪表，展示当代大学生风采。
3．教学站应确定专人负责拍摄时的组织工作，至少需要5人，根据学校规模可适当增加人数；2人负责守进出口，1人在拍摄现场登记表格，1人在现场详细核对“机读卡”是否正确，1人在场外负责秩序。
三、场地布置
1．图像采集原则上是在各教学站进行，如有变更，学院会提前通知。
2．拍摄场地一般为大教室，面积应不小于12平方米。教室应选择有两扇门的房间，设有进出口，以保证现场秩序。
3．拍摄场地应类似于“暗房”，所有门窗应用深色窗帘遮挡；尽量不要有光线透进来，以免影响拍摄质量。
4．每个拍摄场地请准备2-3个电源插座，桌椅两套、无靠背椅一张。请教学站准备用2B铅笔和橡皮擦，用于填写拍摄序号。
5．拍摄场地准备一个电源稳压器，以免烧坏设备影响拍摄工作。如果教学站认为电源绝对稳定，可不准备。
四、具体拍摄时间，另行通知。
新华社湖南分社拍摄时间分地区安排表如下，仅供参考。
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拍摄时间 |
拍摄地区 |
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2003年9月份 |
湘西、张家界地区高校； |
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2003年10月份 |
怀化、常德地区高校 |
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2003年11月份 |
株洲、湘潭地区高校 |
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2003年12月份 |
娄底、邵阳地区高校 |
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2004年1月份 |
永州、郴州、岳阳地区高校 |
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2004年3月份 |
益阳、衡阳地区高校 |
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2003年9月——2004年1月 |
长沙地区高校 |
五、特殊情况的处理办法
根据教育部的要求，现役军人、出国和住院人员可以采用照片扫描的方式替代，但必须凭相关部门证明才能收取照片。
六、有关漏拍学生的补拍事宜
学生因各种原因无法参加图像采集的，可以进行补拍，但是须在本教学站正常图像采集后3日内填写一份补拍申请单传真至我院（传真：0731—8836607），由湖南采集中心集中安排在各地区进行一次补拍，如果教学站未在指定时间内传真补拍申请单，视为该教学站图像信息已全部采集完毕，不再安排补拍工作。
七、收费标准：15元/人。请教学站代收，收齐后交省电大。
附表一：机读卡填写注意事项
附表二：图像信息采集计划安排表
附表三：信息采集学生名单
附表四：汉字区位码查询地址一
